IT業界で働いているエンジニアの方
チェック
- 作業が属人化されてしんどい、苦しい
- 属人化作業の負担を減らしたい
- なぜか自分だけ残業が多い気がする
- やりたい業務が回ってこない
こんなお悩み抱えていませんか？
今日は作業を属人化させる危険性と、属人化させないために今あなたが出来る事を解説していきます。
知っているだけですぐに実践できる内容もありますので、明日からお役立て頂けます。
属人化を辞めるだけで「個人の負担軽減とプロジェクトの効率化」双方にメリットがあります。
もう、属人化は古い！働き方改革はココにあります。
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IT業界における属人化とは？
まずは、IT業界における属人化についての解説になります。
業界歴3年以上の知識をお持ちの方は読み飛ばして頂いてかまいません。
IT業界における属人化とは？
属人化とは、一人の社員が特定の業務を専属担当すること。
その社員以外がその業務の内容や進め方が分らなくなる状態です。
公的な社内マニュアル（手順書が無い、または整備できていない）場合も、その知識がある人に属人化してしまう作業になります。
IT業界の属人化におけるデメリット
業務が属人化していると、その社員が突発的に休んだときや個人都合で退職した際に他の社員が対応出来なくなります。
また、情報共有を積極的にせず一人で作業をクローズしてしまうため時折、意見の食い違いが発生します。
そして、なにより属人化している本人の負担が増大します。
その作業が自分にしか出来ないため、「休みたくても休めない」
また、急なトラブルにも一人で対応しなくていけない状況になってしまいます。
IT業界における属人化による具体的リスク
ここまでは属人化とはなんなのか？また、どんなデメリットがあるのか？
という観点で見て頂きました。
ここからは、具体的に仕事をする上でどのようなリスクがあるのか見ていきましょう。
属人化におけるリスク① 業務効率の低下
属人化する事でなぜ業務効率が低下するのか？
属人化が始まった際は知識のある人にその業務が任されるので問題ありません。
ですが、属人化された作業内でトラブルが起きた際どうでしょう？
他のメンバーは作業内容を把握していないのでヘルプに入ることが出来ません。
その結果トラブル解消の遅れに繋がります。
さらに、トラブル対応中は他の業務にも参加できないためチーム全体の進捗が普段より落ちてしまいます。
このように、属人化している業務においては「業務効率の低下」を招くリスクが伴います。
属人化におけるリスク② ミスに気付かない
IT業界において、基本的には開発者とテスト実施者は別の社員が受け持ちます。
ですが、属人化された業務についてはどうでしょうか？
メモ
これは、現場の開発ポリシーに違反する場合もあります。
そして、自分一人の視点で見ているためミスに気付きづらいという点が上げられます。
人間はなかなか自分のミスを客観的に見るのが難しい生き物です。
そのため第三者チェック（ダブルチェック）をしてミスを減らす必要がある訳です。
また、自分の作ったモノだから「綿密なテストは必要ない！」と単体テストを流してしまう人も出てきてしまうのが現状です。
このように属人化には「ミスに気付かない」というリスクが伴います。
属人化におけるリスク③ 品質の低下を招く可能性がある
属人化における業務では品質管理が難しいというリスクが伴います。
それはなぜか？
注意ポイント
- 第三者視点でのチェックが難しい
- 作業者のスキルに左右される
- 作業者のモチベーションに左右される
以上のような理由が挙げられます。
あなたは1年間365日同じモチベーション、クオリティーで仕事に取り組めますか？
答えはNOです。
そんなロボットのような完璧な人間は居ません。
だからこそチームを組んで、その中で足りない部分を補って仕事をするのです。
属人化された業務においては、他の社員による手助けはありませんので作業者の状況により「品質が左右されてしまう」と言うリスクがあります。
属人化におけるすリスク④ 属人化された人の負担増大
属人化の問題について見てきましたが、もうお気づきですよね？
プロジェクトの効率が低下・・・・なんて問題の前に
「属人化された人の負担が大きい」事に気付いたはずです！
作業内容次第では以下のような事になります。
注意ポイント
- チーム内で一人だけ残業
- チーム内で一人だけ休日出勤
- 心が安まる暇が無い
チームで仕事をしているのに自分だけ負担が大きいなんて耐えられますか？
身体を壊したり、心を病んで退職するエンジニアの多くは属人化による被害者です。
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IT業界における属人化対策5選
さて、ここまでで「属人化すると何がだめなのか」しっかりと学んで頂けたはずです。
ではここからは本題の「属人化させないための対策」をお伝えしていきます。
あなた個人から始められるモノですので参考にしてください。
属人化させない対策① 仕事を受けない
仕事を受けない！
えっ！？って思った方も多いはずです。が明確な理由とメリットがあります。
突発的に入ってきた業務を1度目は受けてかまいません。
それ以降の対応です。
「プロジェクト的には業務は出来るだけ早く終わらせてくれる人に仕事を振りたい」
「仕事を受ける側は属人化させたくない」
この双方の意見を解決する方法があります。
ポイント
- 初めての作業で手順書が無い場合は手順書を作成する
- ２度目に依頼されたときは別メンバーを斡旋する
上司、または上長に反論するにはそれなりの根拠が必要です。
属人化させない対策② 手順書作成
手順書については、作らないメリットなんて無いので相談次第で時間をもらえるはずです。
「この作業については新しい試みのようなので、資料を起こしてマニュアル化させてください」
この一言の相談をするだけです。
そのときの作業量は増えますが、後から属人化されることに比べると軽い作業です。
属人化させない対策③ 二度目以降は他メンバーに
この時は自分の業務量を鑑みて、別の人に作業を振るように促した方が良い場合もあります。
2度受けてしまうと、間違いなく3度目4度目がありますので「属人化」されてしまう可能性が高いです。
なので、勝負は2度目に依頼されたときです！
ここで大切なのは「自分が忙しい」では無く「先を見据えてプロジェクトとしての仕事のしやすさ」を考えていることを先方に伝えることが大切です。
人の上に立つ立場なら属人化のリスクについても当然押さえていなければいけません。
なので、取り合ってもらえない場合はやはり「転職」を考えた方が良いでしょう。
属人化させない対策④ 資料は共有できる場所に
これは既に属人化されてしまった作業でも有効です。
「資料は整理して、共有できる場所に置いておく」
チーム内の共有サーバー上に整理しておくのが良いでしょう。
もし自分が突発的に休むことになった事を考えて置きましょう。
「メールでも作業内容が伝わる」を目安に資料を整備しておくと吉です。
ファイルの場所さえ伝えればメールのフォロー程度で作業を進められる資料を置いておきましょう。
属人化させない対策⑤ 引き継ぎを行う
引き継ぎって退職や移動の時だけって思っていませんか？
その考えは間違いです。
チームで作業している以上、チームメンバーの作業は全員が把握しているのが正しいあり方です。
チームの進捗会や会議は定期的にありますよね？
その際に多少時間を取ってもかまわないので、属人化されている作業や、属人化されそうな作業についてどんどん共有していきましょう。
これがないと属人化は進む一方です。
会社のやり方だからって思って受け入れてはだめです。
労働環境を変えるのは、労働者一人一人の心持ち次第です。
積極的に自己発信していく事が大切になります。
IT業界における属人化 まとめ
以上、属人化におけるリスクや対策について見てきましたがどうでしたか？
会社のやり方だからって諦めていませんか？受け身で待っていて良い方向に転ぶ様な甘い世の中ではありません。
あなたが働きやすい現場に変えていく！働き方改革は労働者から生まれます。
まずは以下のことを試してみましょう。
ポイント
- 手順書作成の相談
- 2度目以降は他メンバーも巻き込む
- 資料は共有
- 資料は整理する
これだけであなたの職場はぐっと働きやすい環境に変わる可能性があります。
もう、属人化で消耗するのは辞めましょう。
